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公证处纸质档案数字化的优势特点和基本工作流程

网址:www.notery.net 点击数:2183 发布日期:2018年3月10日 手机版 复制链接
 
 
  公证处纸质档案数字化是指利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。其优点主要表现在:纸介质文档信息进行数字化处理后,可以保存到光盘上,具有存储、管理、共享等功能,还可以减少文档库房占地,节省保管设备和人员方面开支,又方便统计和进行远程查询,同时纸质档案进行数字化之后,原有的档案可以保存起来,不再受人为的损坏,得到有效的保护。

   优势特点:
  1、提高经济效益。过去一直使用粗放型模式,增加办公人员和办公费用为主要解决方式,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
  2、提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
  3、增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

   服务标准要求:
  质量标准:严格按照中华人民共和国档案行业标准DAT31-2017《纸质档案数字化规范》,DAT68-2017《档案服务外包工作规范》,司法部《公证档案管理办法》等规范内容要求并与实际需求对项目质量进行监督与管理。同时将根据我公司多年纸质档案数字化加工的经验积累所形成的特有的档案数字化加工处理规范,来指导数字化加工现场工作人员具体操作。

   安全保密要求:  
  每个项目中公司对客户签订保密协议,诺特瑞公司对每个员工签订保密协议,并针对每个档案数字化项目确定加工过程中的安全预案,清除安全隐患,避免安全事故;同时,档案数字化项目经理监督每个项目中安全保密制度严格执行。 

   基本工作流程:
  1、档案领取:档案保管人员和档案数字化人员之间进行档案领取的交接。
  2、档案整理:按照档案整理的标准规范对领取到的档案进行整理。
  3、批次管理:将档案分成批次,按任务派发给扫描员和录入员。
  4、目录著录:在系统中录入档案目录内容。
  5、目录校对:在系统中对著录完成后的档案目录内容进行校对。
  6、图像扫描:在系统中对档案原文进行扫描。
  7、图像优化:在系统中对扫描完成的档案原文影像进行优化处理,如纠偏、去黑边、裁剪等。
  8、数据上传:将校对后的“目录库”和优化后的“图像库”上传服务器。
  9、批量挂接:系统自动建立“目录库”和“图像库”的对应关系。
  10、品质检查:在系统中对校对后的“目录库”和优化后的“图像库”进行品质检查。
  11、刻录光盘:在系统中刻录数据光盘。
  12、数据抽检:对已生成的光盘数据进行抽检。
  13、数据验收:将生成的数据光盘提交接收单位验收。
  14、档案归还:档案保管人员和档案数字化人员之间进行档案归还的交接。


 
   品牌优势
  1、“诺特瑞”品牌,作为中国政务信息化的第一品牌,其主力产品已经在全国21个省、自治区750家公证机构,是全国同类产品中客户数量最多,推广时间最久的品牌。
  2、我们深知公证行业的需求,产品功能都切合公证行业的实际需要,实用性强,为其它同类产品所不具备的。
  3、公司资质:国家高新技术企业、国家认定双软企业、计算机信息系统集成及服务资质、2017年吉林省信息技术100强企业、2018年数字东北建设创新企业。
 
   联系方式 
  电话 13756565440,13578982293,13756864242,0431-81755102 
  公司资质介绍 http://www.notery.net/nlianxi.asp
 


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